Ahmad Faizal
20210369
4EB22
Perencanaan
Manajemen
Dalam
manajemen, perencanaan adalah
proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan
itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan
merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa
perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan
tak akan dapat berjalan.
Rencana
dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah
rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu
organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus
dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal
merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus
mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi
ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
Tujuan
Stephen
Robbins dan Mary Coulter mengemukakan banyak tujuan perencanaan. Tujuan pertama
adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan
nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka
capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk
mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin
akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi
kurang efesien.
Tujuan
kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana,
ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan
efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
Tujuan
ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan
terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan.
Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan
menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
Tujuan
yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam
fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses
pengevaluasian atau evaluating
adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya
rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Selain
keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara
perencanaan dengan kinerja perusahaan.
Elemen
perencanaan
Perencanaan
terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).
Sasaran
Sasaran
adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi.
Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan
dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.
Sasaran
dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil.
Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas.
Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan,
pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali
stated goals ini bertentangan
dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan
sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran
riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta
anggotanya.
Ada
dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya.
Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer
puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh
bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals)
yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak
buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan ini
mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena
mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada
proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan
sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti "tingkatkan kinerja,"
"naikkan profit," atau "kembangkan perusahaan," sehingga
bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi
maksud sasaran itu (lihat gambar).
Pendekatan
kedua disebut dengan management by
objective atau MBO. Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi
tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer
dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai.
Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan
meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama,
negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak
waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat
dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya
tanpa memedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga
yang bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang
menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.
Rencana
Rencana
atau plan adalah dokumen yang
digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup
alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana
dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi
penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana
strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang
berlaku diseluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah
rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.
Berdasarkan
jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan
rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai
rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana
yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara
keduanya dikatakan memiliki intermediate
time frame.
Menurut
kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik.
Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak
mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk
"meningkatkan profit 15%." Manajer tidak memberi tahu apa yang harus
dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun
tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang
secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.
Selain menyuruh karyawan untuk "meningkatkan profit 15%," ia juga
memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi
biaya, dan lain-lain.
Pengendalian
Manajemen
Pengendalian
manajemen adalah suatu proses yang menjamin bahwa sumber-sumber diperoleh dan
digunakan dengan efektif dan efisien dalam rangka pencapaian tujuan
organisasi., dengan kata lain pengendalian manajemen dapat diartikan sebagai
proses untuk menjamin bahwa sumber manusia, fisik dan teknologi dialokasikan
agar mencapai tujuan organisasi secara menyeluruh. Pengendalian manajemen
berhubungan dengan arah kegiatan manajemen sesuai dengan garis besar pedoman
yang sudah ditentukan dalam proses perencanaan strategi.
Sistem
pengendalian manajemen adalah kesatuan pemikiran dari metode akuntansi
manajemen untuk mengumpulkan dan melaporkan data serta mengevaluasi kinerja
perusahaan. Suatu sistem pengendalian manajemen berusaha untuk mengarahkan
berbagai macam usaha yang dilaksanakan oleh semua subunit organisasi agar
mengarah pada tujuan organisasi dan tujuan para manajernya.
Dasar
dari sebuah pengawasan atau pengendalian adalah proses perencanaan. Hasil dari
sebuah perencanaan adalah misi, objektif, atau anggaran operasional yang secara
keseluruhan akan disertai oleh sistem pengendalian. Sebuah sistem pengendalian
manajemen yang baik seharusnya dapat membantu dalam proses pembuatan keputusan
dan memotivasi setiap individu dalam sebuah organisasi agar melakukan
keseluruhan konsep yang telah ditentukan. Sistem pengendalian manajemen
meramalkan besarnya penjualan dan biaya untuk tiap level aktifitas, anggaran,
evaluasi kinerja dan motivasi karyawan.
Perencanaan
strategi adalah proses pembuatan keputusan-keputusan mengenai tujuan organisasi
yang dipandang tidak cocok, penentuan garis besar strategi organisasi, serta
keputusan pengkombinasian dan penggunaan sumber-sumber yang dimiliki perusahaan
dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Sedangkan proses pengendalian adalah
proses dimana manusia membuat rencana-rencana dan keputusan-keputusan.
Langkah-langkah penting pada proses pengendalian dapat
digolongkan ke delapan elemen, yaitu:
1.
Mengidentifikasikan
tujuan dan strategi.
2.
Penyusunan
program.
3.
Penyusunan
anggaran.
4.
Kegiatan dan
pengumpulan realisasi prestasi
5.
Pengukuran
prestasi.
6.
Analisis dan
pelaporan.
7.
Tindakan
koreksi.
8.
Tindakan
lanjutan
Pengendalian Manajemen Organisasi
Suatu
organisasi yang menjalankan sejumlah aktivitas memulai kegiatannya dengan
melakukan proses perencanaan. Perencanaan diimplementasikan dalam aktivitas
yang melibatkan individu-individu. Aktivitas individu ini diarahkan untuk
mencapai tujuan organisasi. Hal yang sering dilupakan adalah individu sebagai
mahkluk juga mempunyai keinginan dan tujuan pribadi. Tujuan pribadinya bisa
selaras dengan tujuan organisasi bisa juga tidak. Ketidakselarasan tujuan
mengakibatkan tujuan organisasi atau tujuan individu tidak tercapai. Untuk itulah
diperlukan suatu pengendalian kerja sehingga tujuan individu bisa selaras
dengan tujuan organisasi.
Salah
satu alat untuk mencapai hal tersebut adalah dengan adanya suatu sistem
pengendalian manajemen yang baik. Sistem pengendalian manajemen terdiri atas
struktur manajemen dan proses pengendalian manajemen. Struktur pengendalian
manajemen dipusatkan pada berbagai macam pusat pertanggungjawaban, sedangkan
proses pengendalian manajemen meliputi tahap-tahap sebagai berikut:
1. Pemograman,adalah proses memilih program
spesifik untuk kegiatan-kegiatan organisasi. Program menunjukan
kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan
strateginya.
2. Penganggaran, dalam proses penganggaran, anggaran
umumnya disusun dengan menggabungkan anggaran-anggaran divisi dan departemen,
yang merupakan tanggung jawab manajer divisi atau departemen. Sebagai bagian
dari proses ini, masing-masing program diterjemahkan ke dalam kegiatan-kegiatan
yang berkaitan dengan tanggung jawab manajer dari setiap pusat
pertanggungjawaban untuk suatu periode.
3. Operasi dan Pengukuran Prestasi,data yang
dikelompokan menurut program digunakan sebagai dasar untuk pemograman yang akan
datang, sedangkan data yang dikelompokan menurut pusat pertanggungjawaban
digunakan untuk mengukur kinerja atau manajer pusat pertanggungjawaban. Untuk
kepentingan yang terakhir ini, data tentang hasil aktual dilaporkan dengan cara
sedemikian rupa sehingga dapat dibandingkan langsung dengan rencana yang
tertuang dalam anggaran.
4. Pelaporan dan Analisis, laporan
juga digunakan sebagai bagian dari pengendalian. Beberapa diantaranya
diturunkan dari analisis yang mengembangkan rencana dan membandingkan kinerja
aktual dengan kinerja yang direncanakan, disertai penjelasan mengenai penyimpangan
diantara keduanya, jika ada.
Merancang
Sistem Pengendalian Manajemen
Untuk
membuat sebuah system pengendalian manajemen, terlebih dulu harus mengetahui
tujuan organisasi. Penyusun sistem pengendalian manajemen dapat menggolongkan
subjek pengendalian manajemen menjadi tiga bagian sebagai berikut:
1.
Mempertimbangkan
pola-pola otonomi yang digunakan oleh organisasi untuk mempengaruhi perilaku
para manajer ke arah pencapaian tujuan organisasi.Bagian ini meliputi
identifikasi mengenai:
1. Iklim yang
menentukan perilaku manajer, misalnya gaya para manajer dan philosopi
organisasi yang sangat mempengaruhi otonomi manajerial dan sistem pengendalian.
Dalam menyusun sistem pengendalian, pola tersebut dianggap sebagai sesuatu yang
sudah ditentukan.
2. Perancangan
sistem selanjutnya memulai tugasnya dengan
3. mengidentifikasikan
tujuan, strategi, dan kebijakan yang sudah ditentukan
2.
Menyusun
secara lengkap rancangan struktur pengendalian manajemen. Atas dasar tujuan,
strategi dan kebijaksanaan yang telah ditentukan selanjutnya penyusun sistem
pengendalian manajemen menyusun secara lengkap rancangan struktur pengendalian
manajemen. Rancangan tersebut meliputi:
1. Keputusan
pembentukan pertanggungjawaban unit-unit dalam organisasi untuk menjaga
sumber-sumber organisasi.
2. Sistem
pengukuran prestasi yang digunakan untuk mengevaluasi pusat pertangungjawaban.
3. Penentuan
intensif dan ganjaran untuk memotivasi perilaku para manajer pusat
pertanggungjawaban dalam pencapaian tujuan.
3.
Menyusun
proses pengendalian manajemen yang sifatnya berulang-ulang. Proses pengendalian
manajemen biasanya didukung oleh sistem informasi formal. Sistem tersebut jika
pelaksanaannya benar, dapat menjamin hubungan struktur dan proses pengendalian
manajemen. Proses pengendalian yang berulang-ulang ini disusun untuk tujuan
pengolahan informasi yang dapat:
1.
Menterjemahkan tujuan menyeluruh organisasi menjadi
tujuan-tujuan berbagai sub-unit atau pusat pertanggungjawaban organisasi.
2.
Peka terhadap perubahan lingkungan yang dapat
mempengaruhi tujuan dan strategi.
3.
Membandingkan prestasi yang sesungguhnya dengan
prestasi yang diinginkan.
4.
Membuat tindakan untuk menyelesaikan masalah yang
dihadapi dalam rangka pencapaian tujuan.
Struktur
pengendalian manajemen memusatkan pada berbagai jenis pusat pertanggungjawaban
dalam suatu organisasi. Secara sederhana, istilah pusat pertanggungjawaban
digunakan untuk menunjukan unit-unit organisasi yang dipimpin oleh manajer yang
bertanggungjawab. Setiap pusat pertanggungjawaban:
1.
Menggunakan masukan (input)
2.
Melaksanakan pekerjaan (proses)
3.
Menghasilkan keluaran (output)
http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar